Em alguns casos, se o ERP da sua empresa é completo, ele mesmo pode possuir um sistema que armazene suas notas fiscais.
Notas Fiscais: O problema e a solução
Quando se tem uma empresa existem alguns procedimentos e obrigações que causam pavor em alguns, como os impostos e taxas, ou a famigerada Nota Fiscal. As Notas Fiscais Eletrônicas facilitam a vida de muita gente, mas ao mesmo tempo é uma obrigação, no mínimo desagradável, afinal, o simples ato de deixar de emitir uma nota é considerado sonegação fiscal. A simples menção à esse tipo de contravenção penal causa arrepios a muitos de nós.
Mas, afinal de contas, o que é e quais as obrigações dos comerciantes em relação a notas fiscais?
Nota fiscal: o que é?
É um documento fiscal que tem como objetivo o registro de uma transferência de um bem ou um serviço prestado entre dois entes. A não utilização da nota se qualifica como sonegação fiscal. Entretanto, as notas fiscais podem também ser utilizadas em contextos mais amplos como na regularização de doações, transporte de bens, empréstimos de bens, ou prestação de serviços sem benefício financeiro à empresa emissora. Portanto, as NF-es (Notas Fiscais eletrônicas) facilitam muito o processo de regularizar sua empresa. E por isso quando um DANF-e (Documento Auxiliar da NF-e) é emitido, cabe à empresa armazenar durante 5 anos, ou 10 anos em caso de Nota Fiscal de saída, o Documento Fiscal recebido no formato XML. E apesar de parecer algo muito simples de fazer, não é incomum que esse documento se perca por diversas intempéries durante esse período.
Mas como é possível armazenar esses documentos de forma segura e prática?
Armazenamento de Nota Fiscal
Depois que deixou de existir o armazenamento físico das notas fiscais, foram criadas diversas empresas prestadoras de serviço de armazenamento de documentos na nuvem, em servidores, para acesso online de forma bastante cômoda, bastando somente a integração com o site da Secretaria de Fazenda do respectivo estado.
Em alguns casos, se o ERP da sua empresa é completo, ele mesmo pode possuir um sistema que armazene suas notas fiscais desde que os termos sejam aceitos.
Conclusão
No fim das contas, é sempre ideal que esse tipo de obrigação possa ser feito de forma automática, facilitando a vida até mesmo do seu contador. Então procure uma solução que não acabe sendo uma dor de cabeça para o seu negócio mais tarde e se concentre apenas em crescer o seu empreendimento!
